Dalam dunia industri, sebuah proyek -misalnya saja proyek konstruksi- menerapkan konsep manajemen proyek (project management) sejak fase awal berupa ide, berlanjut ke perencanaan, eksekusi proyek hingga penyelesaian proyek. Tahapan-tahapan inilah yang dikenal dengan siklus hidup proyek (project life cycle). Dalam konsep manajemen proyek, siklus hidup proyek merupakan proses inisiasi (initiation), perencanaan (planning), pelaksanaan (execution), pengendalian dan pengawasan proyek (project controlling and monitoring), dan penutupan/akhir (closing). Namun pertanyaannya kini, bisakah konsep manajemen proyek diaplikasikan pada kegiatan penelitian?
Pada praktiknya, kegiatan penelitian juga memiliki siklus hidup (life cycle) yang khas. Ini dimulai dari ide sebuah penelitian yang dituangkan dalam catatan konsep (concept note), perencanaan penelitian, eksekusi penelitian dan diseminasi hasil penelitian yang menjadi akhir dari penelitian tersebut. Siklus hidup penelitian ini tidak jauh berbeda dengan siklus hidup proyek sehingga di titik ini dapat dikatakan bahwa konsep siklus hidup proyek dapat diaplikasikan dalam kegiatan penelitian. Lantas bagaimanakah penerapannya? Untuk itu marilah kita bahas satu persatu berdasarkan proses manajemen siklus hidup proyek (project management life cycle) dan aplikasinya pada kegiatan penelitian.
Inisiasi (Initiation)
Pada fase ini, Manajer Penelitian dapat membentuk tim kecil untuk merumuskan konsep dan kemungkinan (feasibility) dari sebuah topik penelitian. Jika penelitian ini akan menggunakan pendanaan dari donor, biasanya sebagai syarat pengajuan pertama dapat berupa penyampaian catatan konsep penelitian sesuai dengan tema penelitian yang diminta. Jika catatan konsep ini diterima dan disetujui, tim kecil akan melanjutkan dengan mengembangkannya menjadi sebuah proposal penelitian. Proposal penelitian terdiri atas lingkup penelitian termasuk metode yang akan digunakan, sumber daya manusia (human resource) yang diperlukan, juga anggaran penelitian.
Perencanaan (Planning)
Berdasarkan proposal penelitian yang telah disetujui, Manajer Penelitian bersama tim kecil akan membentuk tim peneliti tetap sesuai kebutuhkan penelitian tersebut. Seorang peneliti akan ditunjuk sebagai Peneliti Utama yang dibantu oleh beberapa peneliti lain. Peneliti Utama biasanya adalah peneliti yang terlibat dalam penyusunan proposal penelitian. Ia bersama anggota peneliti bertugas untuk mengembangkan proposal menjadi protokol penelitian.
Selama penyusunan protokol penelitian, tim peneliti juga melakukan kajian kembali atas anggaran yang telah disetujui. Penyesuaian anggaran dapat dilakukan pada fase ini seiring dengan rencana penelitian yang telah disusun secara detail dalam sebuah protokol penelitian. Penyesuaian anggaran akan disesuaikan dengan ketentuan dari donor dengan mempertimbangkan, apakah penyesuaian dapat dilakukan dengan menambah ataupun tidak menambah dari total anggaran yang telah disetujui dalam proposal.
Beberapa hal lain yang perlu dilakukan selama fase perencanaan diantaranya adalah melakukan kajian manajemen waktu dan risiko-risiko yang mungkin akan dihadapi selama kegiatan penelitian. Selain itu, Peneliti Utama maupun anggota tim peneliti bersama staf media dan advokasi perlu melakukan penyusunan program media dan advokasi terkait manajemen komunikasi dan pelibatan pemangku kepentingan (stakeholder engagement). Jika diperlukan, pada fase ini manajemen pengadaan kebutuhan-kebutuhan materi dan jasa penunjang proyek penelitian akan turut dirumuskan.
Protokol penelitian yang dihasilkan terlebih dahulu harus melalui proses penelaahan sejawat (peer review) yang dilakukan bersama manajer penelitian dan pihak-pihak lain diluar tim peneliti. Mereka yang terlibat dalam tahap penelaahan sejawat merupakan individu-individu yang dianggap memiliki kompetensi lebih terhadap tema penelitian yang tengah disusun. Setelah protokol penelitian selesai dan disetujui barulah dilakukan pengajuan persetujuan etika penelitian -jika diperlukan sesuai dengan ketentuan penelitian yang wajib mendapatkan persetujuan etika-.
Pelaksanaan (Execution)
Penelitian siap dilakukan. Kebutuhan-kebutuhan material penelitian telah tersedia melalui proses pengadaan pada tahapan sebelumnya. Selama proses eksekusi kegiatan penelitian ini, setiap perubahan-perubahan yang terjadi harus didokumentasikan dalam sebuah dokumen manajemen perubahan, terutama jika perubahan tersebut berimplikasi pada waktu dan biaya. Manajemen perubahan sangat diperlukan terlebih jika pendanaan dari donor bersifat tetap dan dalam jangka waktu yang mengikat.
Pada akhir fase ini, sebelum dilakukan penyusunan laporan penelitian, akan kembali dilakukan kegiatan penelaahan sejawat atas hasil penelitian yang diperoleh. Seperti pada fase sebelumnya, penelaahan sejawat dilakukan bersama manajer penelitian dan pihak-pihak lain yang dianggap memiliki kompetensi atas penelitian tersebut. Penelaahan sejawat wajib dilakukan untuk menjamin bahwa hasil penelitian telah sesuai dengan lingkup, kaidah dan ketentuan yang berlaku.
Pengendalian dan Pengawasan Proyek (Project Controlling and Monitoring)
Proses pengendalian (controlling) dan pengawasan (monitoring) sebaiknya dilakukan sejak dari perencanaan penelitian hingga akhir penelitian. Proses pengendalian dan pengawasan pada fase perencanaan harus memastikan adanya integrasi antara protokol penelitian dengan rencana waktu, biaya dan strategi komunikasi. Pada saat eksekusi penelitian, proses ini dilakukan terhadap pelaksanaan penelitian yang sesuai dengan lingkup penelitian dalam protokol dan juga memastikan efisiensi waktu serta biaya
Penutupan/Akhir (Closing)
Pengumpulan dan pengolahan data penelitian telah selesai dilakukan, penelaahan sejawat atas hasil tersebut juga sudah dijalankan, tiba saatnya peneliti merumuskan hasil-hasil penelitian tersebut dalam sebuah laporan penelitian. Hasil penelitian ini kemudian akan dipublikasikan dalam sebuah kegiatan diseminasi. Pada akhir proyek penelitian ini akan dilakukan kegiatan refleksi yang diikuti oleh seluruh tim peneliti termasuk staf media dan advokasi yang terlibat. Kegiatan refleksi ini memastikan bahwa pembelajaran-pembelajaran yang didapat selama proses penelitian telah didokumentasikan. Selain itu, dari kegiatan refleksi ini juga akan dibicarakan mengenai peluang-peluang lanjutan atas penelitian yang telah selesai diantaranya seperti rumusan ringkasan kebijakan (policy brief), penulisan artikel jurnal ataupun rencana tidak lanjut bagi media dan advokasi dalam sosialisasi hasil penelitian.
Disclaimer: Tulisan ini mewakili opini penulis dan tidak menggambarkan opini dan sikap Pusat Penelitian HIV Atma Jaya.
